Senso - Das digitale Office für Ihre soziale Einrichtung
Teil 2
Das Modul Dienstplan
Tabellenkalkulationen sind von einer großen Fehleranfälligkeit geprägt und entbehren so im Pflegealltag
jeglicher Praktikabilität.
Zusätzlich muss eine Überprüfung zur Beachtung vieler Einschränkungen Berücksichtigung finden und
anhand zeitraubender Prüftechniken Verletzungen arbeitsrechtlicher Richtlinien ausgeschlossen werden.
Mit Senso Dienstplan gehören diese überflüssigen Prozesse endlich der Vergangenheit an, weil unsere
Softwarelösung speziell auf den Einsatz in sozialen Einrichtungen ausgelegt ist und sich somit perfekt für
Alten- und Pflegeheime, Sozialstationen und Familienhilfe, Betreutes Wohnen, Behinderten- und
Jugendhilfe, wie auch weitere im Sozialbereich tätigen Dienstleister eignet.
Einstellbare Analysen oder Statistiken, Senso Dienstplan meistert sie mit Perfektion und dabei ist es völlig
egal, ob
- Sie eine Entscheidungsgrundlage in Form eines Personalabgleichs zur Planung des optimalen Einsatzes
Ihres Personals benötigen. - Sie eine Auswertung der Schichtverteilungen oder Fehlzeiten pro Mitarbeiter oder in Summe je Bereich
und Einrichtung erstellen möchten. - Sie eine Jahresübersicht über Urlaub, ausbezahlte Überstunden, Fortbildungs- oder
Qualifikationsstatistik anfertigen müssen. - Sie einen Stellenplan für einzelne Pflegebereiche oder die Gesamteinrichtung mit der Möglichkeit zur
Anpassung aufgrund geänderter Vorgaben des Managements brauchen.
Besonders erwähnenswert ist an dieser Stelle, dass verschiedene gleichlaufende Verträge für einen Klienten geführt werden können. So können Sie beispielsweise einen Vertrag für ambulante Pflege und betreutes Wohnen zur gleichen Zeit anlegen. Diese Diversifikation der Verträge findet ihre Beachtung in Listen, Statistiken und auch in der Abrechnung.
Die Gewissheit, dass selbst dann nichts in Vergessenheit gerät, wenn Sie den Arbeitsvorgang unterbrechen müssen, garantiert Ihnen die assistentengeschützte Eingabe. An Eingaben oder Aufträge, die noch einer Erledigung bedürfen, werden Sie per Liste erinnert.
Und auch die Administration Ihrer Klienten ist mit Senso Verwaltung das reinste Kinderspiel, da Sie, nachdem Sie die Daten aufgenommen haben, diese sofort für die Erstellung des Heimvertrags heranziehen können. Die schnelle und vollständige Eingabe der benötigten Informationen wird durch Listen wie das deutsche Bankenverzeichnis protegiert.
Ob Betreuungsverhältnis, Anträge, Zusagen von Kostenträgern oder gerichtliche Verfahren, mit Senso Verwaltung ist die Administration all dieser Formulare möglich.
Dienstplangestaltung
Ein Rahmendienstplan, dessen Wochenanzahl frei wählbar ist, können Sie als Vorlage zur
Dienstplanerstellung entwerfen und müssen dabei keinerlei Gedanken auf tarifliche oder gesetzliche
Anforderungen verschwenden, weil Senso Dienstplan diese vollautomatisch überprüft.
Übernehmen Sie dann diese Vorlage in den aktuellen Planungszeitraum, müssen Sie nur noch
Abwesenheiten oder individuelle bzw. punktuelle Änderungen berücksichtigen.
Doch Senso Dienstplan punktet mit einer weiteren Kernfunktion, nämlich mit der Suche nach Personal bei
einem Ausfall.
Diese Funktion verknüpft alle Informationen aus Mitarbeiterstammdaten und Planungsdaten unter
Einhaltung arbeitsrechtlicher und mitarbeiterspezifischer Vorgaben.
Des Weiteren erhalten Sie Informationen zu den aktuellen Gleitzeit- und Urlaubskonten und eine
farbliche Markierung über Differenzen in wichtigen Bereichen, auf Wunsch sogar ausführlich dargestellt.
Die vorläufige Version des Dienstplans erfüllt ihren Zweck bei der Durchführung des internen
Abstimmungsprozesses, denn seinen Status als „offiziell“ erhält der Dienstplan erst nach seiner
endgültigen Freigabe.
Änderungen an freigegebenen Dienstplänen können grundsätzlich nur von autorisiertem Personal
vorgenommen werden und erhalten einen Vermerk in der Historie.
Auch Vorabberechnungen für Schichtzulagen sind im Rahmen des Möglichen und das sogar unter
Berücksichtigung von Ausgleichzeiträumen, was natürlich eine Reaktion auf entstehende
Vergütungsansprüche erlaubt.
Eine bereichsübergreifende Übersicht über die Besetzung, die Quote der Fachkräfte, die Planung unter
Einbeziehung des Stellenschlüssels stellt für Senso Dienstplan keinerlei Problem dar.
Sie können zusätzlich einen Filter nach Einsatzbereich, Qualifikation, Funktion, Mitarbeiterkreis und
Arbeitszeitkonten aktivieren.
Und sogar für die ansprechende Darstellung des Dienstplans ist mit unserer Software gesorgt, denn
neben der wählbaren Zeiten- bzw. Spaltenanzahl steht Ihnen die Parametrierung von
Kopf- und Fußbereich, eine freie Definition der Suchfelder, sowie eine Farbauswahl und Symbolik in fast
unbegrenzter Anzahl zur Verfügung.
Das hervorragende Mitarbeiterinformationssystem gibt Ihnen Auskunft über die Stammdaten Ihrer
Mitarbeiter inklusive externer Mitarbeiter, Auszubildender, freiwilliger Helfer und Praktikanten,
Berechtigungen, Abwesenheiten, Arbeitszeit- und Urlaubskonto, Terminverwaltung und dem Urlaubsplan
in Jahresübersicht.
Darüber hinaus haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit die Anzeige Ihres Dienstplans als Tages-, Wochenoder Monatsliste.
Kriterien für die Soll - Stunden - Berechnung
Die Soll – Stunden – Berechnung verfügt über umfangreiche Prüfmechanismen, die Belastungsprofile
erstellen, Abwesenheiten analysieren und Monats – Soll – Stunden auflisten.
Aber auch erforderliche Qualifikationen und Arbeitstage der Mitarbeiter sind in diesem Rahmen ebenso
enthalten, wie eine automatische Plausibilitätsprüfung auf der Grundlage gesetzlicher und tariflicher
Bestimmungen, sowie eventueller Dienstvereinbarungen und nicht zu vergessen, die Kontrolle der
vorgeschriebenen Fachkraftquote.
Die Zeiterfassung
Senso Dienstplan ist auch in der Lage, IST – Zeiten zu erfassen und Lohnarten zu ermitteln, ebenso wie
Urlaub gemäß Tarif, sowie erbrachter Schicht- und Nachtdienste abzurechnen.
Zur Erfassung von Mitarbeiterdienstzeiten offeriert Senso Dienstplan unterschiedliche Alternativen:
Die interne Erfassung
Die interne Erfassung erfolgt durch Setzen der IST – Zeit = Plan – Zeit und der Eingabe eventueller
Abweichungen, wobei Zahlungssysteme, Kartenleser etc. nicht notwendig sind.
Die manuelle Erfassung
Bei dieser Art der Erfassung werden die Zeitpunkte von Kommen und Gehen der Mitarbeiter im
Dienstplan manuell fixiert.
Das externe Zeiterfassungssystem
Hierbei werden von einem externen Zeiterfassungssystem, wie beispielsweise KABA die erhobenen Daten
übernommen.
Alle drei Alternativen lassen sich kinderleicht mit Senso Dienstplan realisieren.
Additional offeriert Senso für Standardsoftware, wie z. B. SAP R/3 HR, Datev oder KIDICAP
dementsprechende Schnittstellen.
Die Offenlegung der Schnittstelle wird bei Übernahme der Daten von externen Zeiterfassungssystemen
notwendig.
Überstundenzuschläge, sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit werden in Lohnarten gemäß der
gültigen Tarifregelung erfasst.
Doch nicht nur normale Zeitzuschläge, sondern auch Vergütungen in spezieller Form, sowie Zuschläge für
Tage, wie Silvester, Heiligabend usw. können hinterlegt werden.
Die Ermittlung der jeweiligen Lohnart und der minutengenaue Ausdruck für die einzelnen Mitarbeiter
erfolgen nach der Übernahme der IST – Zeiten.
Zeitgleich werden die Übergabedaten für die einzelnen Zuschlagskategorien für die Übernahme in ein
Lohn- und Gehaltsprogramm vorbereitet und stehen dann zur weiteren Lohnberechnung zur Verfügung.