Homeoffice und Datenschutz

Homeoffice: Im Dschungel von Dokumenten und Akten

Dokumente, Akten, Verträge, Rechnungen, E – Mails, Notizen und Unterlagen der Mitarbeiter sorgen in vielen Unternehmen für riesige Papierstapel, über die längst der Überblick verloren wurde. Die Rettung heißt hier Dokumenten – Management – System.

Das DMS: Endlich einen Überblick über das Papierchaos

Dokumenten Digitalisierung

Das Dokumenten – Management – System, kurz DMS, bildet die Zentrale des papierfreien Büros in Form eines Programms zur digitalen Dokumentenadministration. So unterschiedlich die Dokumente und Akten eines Unternehmens aufgrund der jeweiligen Branchenzugehörigkeit sein können, so verschiedenartig präsentieren sich die dazugehörigen DMS – Lösungen.
Unsere Dienstleistungen fokussieren sich deshalb auf eine gemeinsame Konkretisierung der Bedürfnisse Ihres Unternehmens, um das passende DMS – Programm für Sie und Ihre Mitarbeiter zu finden. Dabei ist uns wichtig, Ihnen mögliche Ordnerstrukturen zu präsentieren, die die Systematisierung Ihrer Dokumente nach Ihren Vorstellungen vornehmen. Wir sind ebenfalls in der Lage bei Bedarf einen Dokumentenscanner für Sie bereitzustellen und diesen zu installieren.

GoBD - Rechtskonforme Dokumentenarchivierung in einfacher Form

Die Betriebsprüfung zählt zum Horrorszenario par excellence der meisten Unternehmen, denn es gibt viele Gesetzesvorlagen zu beachten. Wer hier die Übersicht nicht verlieren will, muss entweder die Gesetzesvorlagen durcharbeiten oder nach digitalen Lösungen suchen, die alle relevanten Unternehmensunterlagen schon rechtskonform archivieren. Klar definierte Zugriffsberechtigungen für die Mitarbeiter garantieren hierbei nicht nur eine effektive Zusammenarbeit, sondern auch einen klaren Vorteil bei der Betriebsprüfung für Sie.

Digitalisierung Rechtsform

Eine fehlerfreie Systematisierung aller E - Mails nach GoBD erspart Steuernachzahlungen und Bußgelder

Bußgeld Steuernachzahlung

Auch der firmeneigene E – Mailverkehr bedarf einer rechtskonformen Systematisierung. Die kontrollierte E – Mail – Archivierung garantiert aufgrund des von uns eingerichteten Backups, dass Ihre E-Mails keinen Datenverlust erleiden. Weiterhin stellen wir sicher, dass bei der Archivierung das Originalformat der E – Mails samt Dateianhang eingehalten wird und eine maschinelle Auswertung von Daten und Dokumenten gewährleistet ist, was deren Lesbarkeit und erkennbares Erstellungsdatum selbstredend miteinschließt. Die GoBD – Zertifizierung Ihres E – Mail – Archivs ist aber nicht ausreichend, sondern sollte durch abgestimmte Software – Lösungen ergänzt werden, die für eine Erstellung, Versendung und Erhaltung archivierter Dokumente eine Garantie leisten. Kontinuierlich notwendige Änderungen, sowie Adaptionen oder Problembehandlungen unterliegen bei uns einer steten Aktualisierung, Akkuratesse und Sorgfalt durch unseren technischen Support.

Rechtskonforme Datenabsicherung mittels Backup - Lösungen

Eine zentrale Absicherung bedeutender Dokumente ist für jedes Unternehmen unabdingbar, indem diese entweder einer Speicherung auf einem zusätzlichen Gerät oder in einer Cloud unterliegen. Die Palette der Backup – Möglichkeiten ist umfangreich, so dass die Bedarfsanalyse unserer IT – Spezialisten eine sinnvolle Investition für die Speichermedienberatung darstellt. Vor der Installation eines Backups erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein Backup – Konzept, das alle erforderlichen Ansprüche Ihres Unternehmens berücksichtigt. Unser Service beinhaltet die regelmäßige Kontrolle mit Rücksicherungstests Ihres Backups, sowie das kontinuierliche Mentoring zur Konfiguration notwendiger Einstellungen.

Backup Cloud Datenträger

Die Sache mit dem Datenschutz

Datenschutz Digitalisierung

Die DSVGO soll zum Schutz personenbezogener Daten dienen, die von Unternehmen erfasst, gespeichert, aufbereitet und weitergegeben werden. Praktisch sind alle Unternehmen davon betroffen, deren Arbeit mit Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Partnern zu tun hat, unabhängig davon, ob es sich um einen Handwerksbetrieb, einen Produzenten oder Dienstleister handelt. Alle Unternehmensdaten bedürfen eines rechtskonformen Schutzes, dessen Umsetzung aufgrund ihrer Komplexität nicht gerade als simpel zu bezeichnen ist. Das Thema Datenschutz bedarf einer sehr persönlichen Beratung durch unser Fachpersonal, die aufgrund einer Ist – Analyse eine Aktionsempfehlung geben kann und das notwendige Knowhow zur technischen Umsetzung mitbringt. Gegebenenfalls stehen wir Ihnen beim Recruiting eines Datenschutzbeauftragten mit Rat und Tat zur Seite oder übernehmen auf Wunsch selbst diese Position. Schnell und unkompliziert helfen wir Ihnen bei der Bestandsaufnahme Ihrer Anforderungen und bewahren Sie damit vor der Zahlung eines Bußgeldes.

Homeoffice Spezialist aus Hamburg

Wir von Hanseon sind Ihr Homeoffice Spezialist aus Hamburg. Wir sorgen dafür das Ihre Mitarbeiter im Homeoffice genau so arbeiten können wie im Büro.

Wir sorgen dafür das Ihre Programme einfach sicher und überall auf der Welt funktionieren.

Wir haben nicht nur die passenden Programme und Tolls für Ihre Homeoffice Arbeit, wir bieten Ihnen auch gleich passenden Telefonanlage .

Wir haben den Großteil unserer Kunden umgestellt, ohne das wir dabei bei unserem Kunden vorbeikommen mussten. Das beutet wird können unseren Service zur Umstellung auf Homeoffice in ganz Deutschland anbieten.

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